如何使用传真机

传真机是一种常见的办公设备，可以将文档通过传统固定电话服务发送给另一台传真机。与电子邮件或邮政邮件相比，传真被视作更加安全的传输方式。以下是使用传真机的详细步骤：

1. 放入稿件

将需要传真的稿件放入传真机的传真盘中，传真机会将稿件吸入几毫米的距离，表示放入稿件成功。

2. 拨号拨通电话

提示传真机听筒或按下免提键，拨通对方的电话号码。等待对方接听电话，确保传真机能正常与对方通话。

3. 录入传真文件信息

在传真机上设置传真头，输入传真文件的收件人和传送方等信息。传真头可以在传真机的菜单设置中找到。

4. 拨号并按监听键

拨通对方电话后，有两种方式进行拨号。一种是拨号后按监听键，相当于按了电话的免提键，可以在传真过程中听到外音；另一种是直接拨号，不需要外音直接将传真发送给对方。

5. 等待传真确认

等待对方传真机确认接收，传真机会发出一种独特的声音表示传真发送成功。

6. 接收传真

如果有其他传真机向您的传真机发送传真，您的传真机会提示有传真进来。您可以按下接收键接收传真文件。

7. 换色带

传真机一般需要使用色带打印传真文件。如果打印效果变淡或出现花纹，可能是色带需要更换。学会更换色带是职场基本功，可以避免在关键时刻手忙脚乱。

8. 询价单的传真

对于规格复杂且不属于标准化的产品，可以使用传真机向供应商发送询价单。传真可以节省双方通信时间，以及提供详实快速的询价信息。

9. 传真在疫情防控中的应用

在一些情况下，传真仍然被广泛应用于疫情防控工作。例如，某些机构可能使用传真机统计每日新增病例，或通过传真机发送重要的疫情通报。尽管有些流程繁琐，但传真机在特定场景下仍然发挥着重要作用。

10. 传真机作为电话使用

在停电后，传真机可以作为普通电话使用。您可以使用遥控功能启动传真机的工作，并进行电话通话。

使用传真机需要注意放入稿件、拨通电话、录入传真文件信息、拨号并按监听键、等待传真确认、接收传真等步骤。学会更换色带、使用传真询价等技能也是办公中的基本功。尽管在人们使用电子邮件和其他现代通信方式的情况下，传真机的使用可能相对较少，但在特定场景中，传真机仍然是一种方便、安全和有效的文件传输方式。